Créez un flux de travail fructueux pour votre restaurant grâce à votre logiciel de caisse

Un logiciel de caisse restaurant ne sert pas qu’à encaisser : bien configuré, il structure tout le flux de travail, des stocks à l’envoi en cuisine. Les cuisines des restaurants sont des environnements intenses et rythmés, surtout en plein rush, ce qui provoque vite des retards de service ou des erreurs de commande.

Avec un flux de travail optimisé, appuyé sur un outil de production en cuisine adapté, vous réduisez le chaos quotidien et fluidifiez la communication entre la salle et la cuisine.

Un flux de travail bien pensé, c’est une communication synchronisée avec la salle, des tâches réparties clairement, des erreurs de commande évitées et des plats servis à temps.

En résumé

• Un logiciel de caisse restaurant bien configuré structure tout le flux de travail. Il relie les stocks, le service à table, la prise de commande et l’envoi en cuisine sur une seule plateforme, en temps réel.
• La synchronisation salle-cuisine supprime les tickets manuscrits et les erreurs de transmission. Chaque commande part automatiquement au bon poste, via une imprimante de production ou un écran de cuisine (KDS).
• La prise de commande mobile augmente le ticket moyen. Selon une étude Lightspeed, nos clients restaurateurs australiens équipés de Lightspeed Order Anywhere voient leurs convives dépenser en moyenne 25 % de plus qu’avec une commande prise en salle.
• Un suivi des stocks en temps réel réduit le gaspillage alimentaire. Chaque ingrédient vendu ou utilisé met à jour l’inventaire, ce qui révèle les pertes poste par poste.
• En France, un logiciel de caisse doit être certifié pour lutter contre la fraude à la TVA. Utiliser un logiciel non conforme expose à une amende de 7 500 € par logiciel, avec 60 jours pour régulariser.

Sur cette page :

• Flux de travail dans les restaurants : comment réussir ?
• Étape 1 : définissez votre flux de travail en cuisine, en commençant par l’inventaire
• Étape 2 : gérez votre service à table sans friction
• Étape 3 : prise de commande, évitez les erreurs de saisie
• Étape 4 : envoyez les commandes au bon endroit, au bon moment
• Un logiciel de caisse restaurant certifié (NF525) est-il obligatoire ?
• Optimisez votre flux de travail opérationnel pour fidéliser vos clients
• Questions fréquentes

Flux de travail dans les restaurants : comment réussir ? 

Pour réussir votre flux de travail, définissez chaque étape du service, puis outillez-la avec votre logiciel de caisse : la cuisine, la salle, la prise de commande et l’envoi en cuisine doivent avancer ensemble. Un flux de travail bien défini vous permet d’offrir une expérience client fiable, service après service.

Si, autrefois, ce niveau de planification et de coordination était l’apanage des restaurants gastronomiques ou des grandes chaînes de restaurant (qui pouvaient se permettre d’engager les consultants et les outils nécessaires pour concevoir des flux de travail hautement personnalisés, tant en salle qu’en cuisine), il n’en est plus rien aujourd’hui.

Les progrès de la technologie et son développement en masse à des tarifs plus abordables ont permis de niveler le terrain de jeu pour les restaurants plus modestes, bars ou cafés qui ont compris l’intérêt de disposer d’un flux de travail opérationnel fiable pour offrir une expérience client tout aussi fiable.

Autre raison : la montée en flèche des critiques sur les réseaux sociaux et le développement d’outils de collecte d’avis clients, qui ont entraîné chez de nombreux restaurateurs le besoin d’optimiser leurs opérations pour satisfaire le client moderne. Un service lent, une erreur de commande ou des conseils peu avisés d’un serveur peuvent avoir des conséquences sur la fidélisation de vos clients – et sur vos revenus.

Voici nos conseils pour que votre cuisine soit parfaitement opérationnelle et que vos clients repartent satisfaits 

Étape 1 : Définissez votre flux de travail en cuisine, en commençant par l’inventaire

La planification du flux de travail d’un restaurant doit commencer par la cuisine. Le menu est le cœur d’un restaurant, et chaque opération effectuée à l’intérieur du restaurant contribue à cet objectif, qui est de préparer et servir ces plats. 

Votre inventaire a un rôle important à jouer :

• Répertoriez tout ce que vous achetez et comment vous l’intégrer à vos plats ;
• Répertoriez tous les aliments qui sont gaspillés et la raison pour laquelle ils le sont.

Permettez au personnel de marquer facilement les commandes livrées afin que chaque membre de votre équipe puisse être tenu au courant et les retrouver facilement. Enregistrez les commandes sortantes (ingrédients utilisés) et entrantes dans votre système de suivi des stocks pour mettre à jour automatiquement vos niveaux de stock : de cette façon, toutes les personnes impliquées dans la préparation des plats seront en mesure d’évaluer ce qui est nécessaire pour la journée et prêt à être utilisé.

Gardez un oeil sur vos pertes

En veillant à ce que votre inventaire soit mis à jour en temps réel lorsque des ingrédients sont vendus ou utilisés pour préparer vos plats, vous vous épargnez la corvée de l’inventaire. D’après une étude de l’ONG Footprint, plus de 10% des stocks alimentaires dans le monde ne sont pas utilisés et finissent à la poubelle chaque année.

Outre le coût énorme engendré par les gaspillages alimentaires sur les dépenses des restaurants, les répercussions environnementales sont également importantes : les aliments et autres matières organiques qui se décomposent dans les sites d’enfouissement dégagent du méthane, un gaz à effet de serre 25 fois plus puissant que la pollution provenant des pots d’échappement des voitures.

Lorsque vous tenez un inventaire comprenant plus d’une centaine d’ingrédients, le gaspillage et les pertes sont parfois difficilement évitables : les aliments se périment rapidement, sont contaminés ou peuvent tout simplement ne pas trouver vendeur.

Un logiciel de caisse comme Lightspeed permet aux restaurateurs de garder un oeil sur leurs pertes, de répertorier avec précision ce qu’ils gaspillent et les pertes en terme de coûts.

Étape 2 : Gérez votre service à table sans frictions

Vous connaissez la procédure habituelle : vos clients franchissent la porte de votre restaurant, sont conduits à une table disponible avant de prendre commande. 

Mais que faire si votre salle est pleine ?

Dans un restaurant bien géré, votre personnel peut estimer à vue d’œil le temps d’attente nécessaire avant qu’une table ne se libère, cette estimation se reposant sur l’expérience et non sur des données fiables.

Et si vous pouviez gérer vos tables de manière automatisée, être informé quand une table s’apprête à être libérée, si une table nécessite une attention particulière ou demande l’addition ? 

L’outil de gestion des tables de Lightspeed vous permet de visualiser, d’un seul coup d’œil, les performances de votre service :

• Visualisez instantanément le statut de chaque table grâce à un code couleur pratique ;
• Identifiez quelles tables ont été assignées mais n’ont pas command ;
• Repérer les clients qui n’ont pas été servis depuis un moment.

En allant plus loin, vous pouvez obtenir des statistiques détaillées sur la durée d’occupation de chaque table, la commande associée à la table ou le temps écoulé depuis que le personnel s’est présenté à la table.

Lorsque le service est terminé, un outil d’analyse avancé comme Lightspeed vous permet d’avoir une vision d’ensemble des tables et personnels les plus et moins performants, ce qui vous permet d’ajuster votre service pour augmenter vos ventes ou faire en sorte que vos clients soient servis rapidement.

Étape 3 : Prise de commande : évitez les erreurs de saisie ! 

L’étape la plus souvent sujette au stress.

La prise de commande est souvent source d’erreurs, même pour vos serveurs les plus expérimentés qui, dans une période de rush, n’en demeurent pas moins faillibles.

La commande d’un café, par exemple, peut très vite devenir cauchemardesque pour un jeune serveur venant d’être embauché, qui doit mémoriser ou noter rapidement sur un papier plusieurs éléments : taille ? lait ? crème ? sucre ? café noir ?

Unlogiciel de caisse mobile sur tabletteprésente l’avantage de saisir les commandes de manière instantanée, d’éviter les erreurs de saisie et d’envoyer les commandes en préparation en cuisine, évitant les allers et retours entre la salle et la cuisine.

Votre logiciel de caisse fluidifie le flux de commande de manière automatisée et permet à votre personnel de mémoriser les moindres petits détails (utiles pour personnaliser vos relations avec vos clients et recommander leurs plats favoris lors de leur prochaine visite). 

Accompagnement, cuisson, allergies : toutes ces informations sont consignées sur la tablette et envoyées directement en cuisine, éliminant les erreurs de compréhension ou de communication.

Autre avantage de taille : la possibilité d’ajouter au flux de commande des ventes additionnelles ou incitatives personnalisées en fonction de la commande du client. En sélectionnant une entrée dans le menu du logiciel de caisse sur Ipad, des recommandations ou suggestions de plats apparaissent.

4. Envoyez les commandes au bon endroit, au bon moment

Pour éviter les erreurs de commande entre la salle et la cuisine, laissez votre logiciel de caisse transmettre chaque plat automatiquement au bon poste, via une imprimante de production ou un écran de cuisine (KDS). Vous supprimez ainsi les tickets manuscrits et les oublis, même en plein service.

Une fois la commande enregistrée, l’étape suivante consiste à indiquer à la cuisine les plats qu’elle doit préparer. Dans les établissements de taille modeste ou en dehors des heures de pointe, les serveurs peuvent se déplacer en cuisine directement et communiquer la commande à préparer.

Mais si votre établissement est plus grand et dénombre des postes de travail différents (bar, plusieurs cuisines, etc) ou si vous faites face à un service particulièrement chargé, il peut être compliqué de communiquer en temps et en heure les commandes, sans compter les possibles erreurs due à une mauvaise communication mentionnée ci-dessus.

Comment fluidifier votre communication avec la cuisine ? 

Des imprimantes de production et des écrans d’affichage cuisine peuvent vous aider. 

• Imprimantes de cuisine

L’utilisation d’imprimantes de production à distance signifie que chaque commande est automatiquement envoyée au bon poste au bon moment. Vous pouvez également définir au niveau de l’article où la commande doit être imprimée. 

Ainsi, les personnes en bar qui ont besoin de préparer qu’un article du menu ne voient que la partie de la commande leur concernant : un client qui commande une entrée et un cocktail dinatoire verra sa commande imprimée en cuisine pour son entrée et sa commande de cocktail imprimée au bar. Un gain de temps efficace génératif de productivité.

• Écrans d’affichage de cuisine

Si vous préférez ne pas utiliser de papier, un écran d’affichage de cuisine fonctionne tout aussi bien. 

Le principe est le même : au lien d’imprimer vos commandes sur un bordereau ou un ticket, les commandes sont affichées automatiquement sur un écran en cuisine.

Ces configurations d’impression et d’affichage peuvent être aussi personnalisables que vous le souhaitez, l’objectif étant qu’elles facilitent le flux de travail en cuisine et vous permettent d’éviter perte de temps et erreurs de communication.

Un écran d’affichage cuisine présente l’avantage d’automatiser la communication avec votre logiciel de caisse et libérer du temps pour vos serveurs qui peuvent se consacrer à fidéliser votre clientèle :

• Vos serveurs n’ont pas besoin d’envoyer des tickets manuscrits à la cuisine – du temps libéré pour conseiller vos clients ou vendre des plats additionnels  ;
• Votre personnel de cuisine dispose de toutes les indications nécessaire sur l’écran d’affichage cuisine – pas de perte de temps à déchiffrer la note manuscrite du serveur ou à demander des informations complémentaires sur la cuisson ou la sauce ; 
• Le statut des tables est automatiquement mis à jour – un gain de temps pour le serveur qui lui permet de visualiser en temps réel le statut de la commande.

Optimisez votre flux de travail opérationnel pour fidéliser vos clients  

Avec une bonne préparation, une dose de formation et une solution technologique adéquate, l’optimisation de votre flux de travail dans votre restaurant vous permettra d’économiser du temps, d’augmenter la cadence de votre service et de fidéliser vos clients.

Une bonne gestion de ces flux de travail , – gestion de stocks, service à table, prise de commande et réception des commandes en cuisine -, accompagnée d’un outil de caisse solide permettra à votre personnel de faire face aux rushs et aux demandes multiples des clients – le tout, grâce à une flux de travail optimisé et accompagné d’outils technologiques venant soutenir les tâches de vos serveurs ou cuisinier.

Un système de caisse tout-en-un comme Lightspeed Restaurant est aujourd’hui utilisé par plus de 100 000 clients dans le monde, qui louent son efficacité, sa simplicité et sa capacité à optimiser le potentiel de leur activité – et non le brider !

Contactez-nous si vous souhaitez en savoir plus sur notre plateforme de caisse tout-en-un ou demandez un essai gratuit dès maintenant.

Questions fréquentes

Comment éviter les erreurs de commande entre la salle et la cuisine ?

Pour éviter les erreurs de commande entre la salle et la cuisine, transmettez chaque commande automatiquement au bon poste depuis votre logiciel de caisse, sans ticket manuscrit. Une imprimante de production ou un écran de cuisine (KDS) route chaque plat vers le bar ou la bonne partie de cuisine, ce qui supprime les oublis et les erreurs de recopie.

Un logiciel de caisse certifié NF525 est-il obligatoire dans un restaurant ?

Un logiciel de caisse certifié est obligatoire pour tout restaurant assujetti à la TVA en France depuis 2018. La conformité passe par une certification tierce (NF525 ou LNE) ou une attestation de l’éditeur, sous peine d’une amende de 7 500 € par logiciel, à régulariser sous 60 jours.

Combien coûte un logiciel de caisse pour restaurant ?

Le coût d’un logiciel de caisse pour restaurant dépend du nombre de caisses, des modules activés et de votre volume d’activité, d’où un écart important entre un petit comptoir et un groupe multi-site. Consultez les tarifs des forfaits Lightspeed Restaurant pour un chiffrage adapté ; ces tarifs sont susceptibles d’évoluer.

Une caisse de restaurant fonctionne-t-elle hors ligne ?

Oui, une caisse de restaurant peut fonctionner hors ligne grâce à un mode local qui garde le service opérationnel en cas de coupure réseau. Les commandes et les encaissements restent enregistrés sur l’appareil, puis se synchronisent automatiquement au retour de la connexion.

Quelles sont les fonctionnalités essentielles d’un logiciel de caisse pour restaurant ?

Les fonctionnalités essentielles d’un logiciel de caisse pour restaurant couvrent tout le flux de travail du service. Comptez la gestion des stocks, le plan de table, la prise de commande, l’envoi en cuisine, l’encaissement avec paiements séparés et le reporting en temps réel.

Un logiciel de caisse aide-t-il à réduire le gaspillage alimentaire ?

Un logiciel de caisse aide à réduire le gaspillage alimentaire en tenant votre inventaire à jour en temps réel. Chaque ingrédient vendu ou utilisé met à jour vos niveaux de stock, ce qui révèle les pertes poste par poste et vous aide à ajuster vos commandes fournisseurs.

Existe-t-il un logiciel de caisse restaurant gratuit fiable ?

Il existe des logiciels de caisse restaurant gratuits, mais leurs fonctions restent souvent limitées et ne couvrent pas tout le flux de travail d’un service complet. Avant de choisir, vérifiez surtout la conformité NF525 : une solution non certifiée vous expose à une amende, quel que soit son prix.